Política de recuperación de clases: plantilla para yoga y pilates
La respuesta corta
Una buena política de recuperación responde cinco preguntas: quién puede recuperar, con cuánta anticipación hay que avisar, cuánto tiempo vale la recuperación, en qué clases se puede usar y cuántas recuperaciones tiene cada alumno al mes. Escríbela una vez, muéstrala al inscribirse y aplícala igual para todos.
Una política de recuperación de clases es una regla escrita y corta que dice quién puede reponer una clase perdida, con cuánta anticipación debe avisar, cuánto tiempo vale la recuperación y dónde se puede usar. Las mejores caben en una pantalla, se muestran antes de que el alumno pague y se aplican igual para todos. Abajo tienes una plantilla para copiar.
¿Por qué un estudio necesita una política de recuperación?
Sin una política escrita, cada clase perdida se vuelve una negociación. Un profesor dice que sí, otro dice que no, y los alumnos aprenden que importa más a quién le preguntan que la regla. Eso es injusto para los alumnos y agotador para el equipo.
Una política clara hace tres cosas:
- Protege tus cupos. Un reformer o un lugar en el mat es algo que solo puedes vender una vez. Las reglas de aviso te dan tiempo para ofrecer ese lugar a alguien de la lista de espera.
- Protege tu ingreso. Las recuperaciones que nunca vencen se convierten en una deuda creciente de clases que debes pero no puedes programar.
- Protege la buena relación. Los alumnos aceptan los límites mucho mejor cuando los vieron desde el principio.
Las recuperaciones importan sobre todo en estudios que venden horarios fijos semanales, por ejemplo “martes y jueves a las 7:00”. En ese modelo, una clase perdida no se pierde sin más, así que los alumnos esperan una forma de recuperarla. Los estudios que venden paquetes de clases suelen resolver lo mismo con una ventana de cancelación: si cancelas a tiempo, el crédito vuelve. Si ese es tu modelo, quizá te sirva más nuestra plantilla de política de cancelación.
¿Qué debe incluir una política de recuperación de clases?
Toda política necesita responder las mismas preguntas. Usa esta lista antes de escribir una palabra:
| Pregunta | Opciones comunes | Nuestra sugerencia |
|---|---|---|
| ¿Quién puede recuperar? | Solo alumnos con horario fijo, todos los alumnos, solo membresías | Alumnos con horario fijo semanal |
| ¿Con cuánto aviso? | 2, 4, 12 o 24 horas antes de la clase | La misma ventana que tu política de cancelación |
| ¿Cuánto vale la recuperación? | 7 días, 30 días, fin del periodo de cobro | 30 días o fin del periodo de cobro |
| ¿En qué clases se usa? | Cualquier clase, mismo tipo de clase, mismo nivel | Mismo tipo de clase, cualquier clase con lugar libre |
| ¿Cuántas al mes? | 1, 2, ilimitadas | 2 al mes para un alumno de dos veces por semana |
| ¿Y si cancela el estudio? | Recuperación o crédito, siempre | Siempre recuperación o crédito, sin límite |
| ¿Y las inasistencias? | Sin recuperación, recuperación con cargo | Sin recuperación |
| ¿Se pueden transferir? | Sí, no | No |
Hay dos detalles en los que muchos estudios tropiezan:
- Solo lugares libres. Una recuperación nunca debe meter a un alumno en una clase llena ni pasar del número de reformers que tienes. Dilo en la política.
- Las cancelaciones del estudio son otra cosa. Si tú cancelas una clase (profesor enfermo, cierre, día festivo), el alumno no hizo nada mal. Dale una recuperación o devuélvele el crédito, sin contarlo en su límite mensual.
Plantilla de política de recuperación para copiar
Cambia las partes entre corchetes. Usa un lenguaje sencillo: los alumnos leen esto en el celular, muchas veces con prisa.
Clases de recuperación en [nombre del estudio]
- Quién puede reservar una recuperación. Los alumnos con horario fijo semanal pueden reservar una recuperación cuando faltan a una clase y nos avisan con anticipación.
- Aviso. Cancela al menos [12] horas antes de tu clase desde [tu página de reservas o app]. Las cancelaciones después de ese plazo y las faltas sin aviso no generan recuperación.
- Vigencia. La recuperación debe reservarse y tomarse dentro de los [30 días] siguientes a la clase perdida. Después vence.
- Dónde puedes usarla. En cualquier clase [del mismo tipo] con lugar libre. Las recuperaciones nunca entran en una clase llena.
- Límite. Hasta [2] recuperaciones por mes calendario.
- Cuando cancelamos nosotros. Si cancelamos o cambiamos una clase, siempre tienes una recuperación o tu crédito de vuelta, y no cuenta para tu límite.
- Uso personal. Las recuperaciones no se pueden pasar a otra persona ni cambiar por dinero.
- Excepciones. Por motivos médicos u otras situaciones serias, escríbenos a [correo del estudio]. Revisamos cada caso.
¿Dudas? Escríbenos a [correo del estudio].
Pon la política donde los alumnos la vean antes de pagar: en la página de precios, en los términos de inscripción y en el correo de confirmación.
¿Cuánto tiempo debe valer un crédito de recuperación?
No hay una norma legal, así que es una decisión de negocio. Piénsalo con números.
Supón que das 4 clases de reformer de 8 personas cada noche, con alumnos en horarios fijos de dos veces por semana. Si el 10% de las reservas se cancela con suficiente aviso, eso genera unas 3 recuperaciones cada noche, o entre 60 y 70 al mes contando las noches entre semana. Si las recuperaciones nunca vencen y solo se usa la mitad cada mes, arrastras unas 30 clases debidas a cada mes nuevo, y la pila sigue creciendo.
Una vigencia de 30 días mantiene la pila chica y aun así le da al alumno cuatro fines de semana y muchos horarios entre semana para elegir. Atar la vigencia al fin del periodo de cobro es todavía más fácil de explicar: “recupérala antes de tu próximo pago”.
Elijas lo que elijas, haz que el vencimiento sea automático. Vencer créditos a mano es donde la mayoría de los estudios empieza a hacer excepciones.
Política de recuperación o política de cancelación: ¿cuál es la diferencia?
Resuelven el mismo problema desde dos lados:
- La política de cancelación responde “si cancelo, ¿me devuelven el crédito?”. Encaja con paquetes de clases y membresías por créditos.
- La política de recuperación responde “si falto a mi horario fijo, ¿puedo venir otro día?”. Encaja con horarios fijos semanales, muy comunes en pilates.
Muchos estudios necesitan las dos. Usa la misma ventana de aviso en ambas, así los alumnos solo tienen que recordar un número.
¿Cómo manejar las recuperaciones sin una hoja de cálculo?
Un cuaderno o una hoja de cálculo funcionan los primeros meses, y luego fallan: alguien olvida tachar una recuperación usada, o una recuperación de febrero se usa en junio.
Lo que necesitas de un sistema es:
- que la ventana de aviso se aplique en el momento en que el alumno cancela,
- que el crédito de reemplazo se cree solo, con su propia fecha de vencimiento,
- que las recuperaciones solo entren en clases con lugares libres,
- que el límite mensual se cuente por ti,
- un reporte de recuperaciones usadas y vencidas.
Hoy, en elastudio, los alumnos cancelan en línea y ven antes de confirmar si su crédito vuelve, según tu ventana de cancelación. El equipo puede agregar un crédito con un motivo por escrito, cada crédito sin usar vence solo en su fecha y el lugar liberado pasa directo a la lista de espera. Desde Starter, el módulo de reposiciones hace el resto: horarios fijos semanales, una clase de reposición en lugar del crédito para quien cancela a tiempo, 30 días para usarla por defecto y un límite mensual.
Errores comunes que conviene evitar
- Reglas distintas según el profesor. Una sola política, aplicada por el sistema y no por el humor del día.
- Recuperaciones que nunca vencen. Se vuelven una deuda que no puedes programar.
- Sin límite mensual. Un alumno que recupera cuatro clases en una semana puede dejar sin lugar a otros.
- Esconder la política. Si los alumnos se enteran solo cuando piden una recuperación, se siente como un castigo.
- Tratar las cancelaciones del estudio como las del alumno. Cuando cancelas tú, el alumno nunca debería salir perdiendo.
Pruébalo con tu estudio
Si quieres que las cancelaciones, los créditos y los vencimientos se manejen solos mientras llega el módulo completo de recuperaciones, mira qué incluye la página de funciones y compara los planes en precios. elastudio no se queda con ninguna parte de tus ventas en ningún plan, incluido Free. Escríbenos con tus dudas a support@elastudio.app.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una clase de recuperación?
Es una clase de reemplazo que el alumno reserva después de faltar a una clase que ya había pagado, normalmente porque avisó al estudio con anticipación. Es más común para alumnos con horarios fijos cada semana.
¿Con cuánta anticipación debe avisar el alumno para tener recuperación?
La mayoría de los estudios pide entre 2 y 24 horas. Elige la ventana más corta que todavía te permita ofrecer el lugar a otra persona, y usa la misma ventana para todas las clases.
¿Cuánto tiempo debe valer un crédito de recuperación?
Lo suficiente para poder usarlo y no tanto como para que se acumule. Muchos estudios eligen 30 días o el final del periodo de cobro actual, para que las recuperaciones no se amontonen durante meses.
¿Un alumno puede recuperar una clase a la que faltó sin avisar?
Lo decides tú, pero la mayoría de los estudios dice que no. Una inasistencia deja un lugar vacío que nadie más pudo usar, por eso la política suele reservar las recuperaciones para quien canceló a tiempo.