Importar alumnos desde una hoja de cálculo

Antes de empezar

Exporta tus alumnos desde tu sistema anterior o tu hoja de cálculo como archivo CSV. Hasta 10 MB y 50.000 filas por archivo. Funcionan las comas, los punto y coma y las tabulaciones, y los archivos guardados por Excel en portugués se leen bien.

Solo el propietario y los administradores pueden importar. La importación está en todos los planes, incluido Free.

Importar un archivo

1. Abre Configuración (el engranaje al final del menú; en el celular, dentro de Más), elige Importar en el grupo Herramientas y luego Importar un archivo.
2. En Qué contiene el archivo, elige Alumnos y luego Elegir un archivo CSV. Si antes guardaste una asignación de columnas, elígela en Usar una asignación de columnas guardada.
3. Elige Subir y asignar columnas. elastudio sugiere un campo para cada columna a partir de su nombre, en inglés o en portugués (“Nome”, “E-mail”, “Telefone”). Revisa cada una y elige Ignorar esta columna para lo que no necesites.
4. Para un campo que falta en tu archivo, usa Agregar un valor para todas las filas, por ejemplo el mismo idioma para todos.
5. En Cuando una fila coincide con un registro que ya existe, elige Omitir o Actualizar. Los alumnos se identifican por el correo. Elige cómo están escritas las Fechas en el archivo.
6. Elige Vista previa para ver las primeras filas tal como se van a importar y luego Revisar todas las filas. Todavía no se guarda nada. Ves cuántas filas son nuevas, actualizadas, sin cambios, omitidas o con errores, y puedes Descargar los errores (CSV).
7. Elige Continuar a importar. Corrige el archivo o marca la casilla para omitir las filas con errores.
8. Elige Importar ahora. Puedes salir de la página; te llega un correo cuando termina.

Lo que una importación nunca hace

• No envía correos, salvo que actives Enviar el correo de bienvenida a los alumnos nuevos.
• Nunca importa consentimientos de marketing ni aceptación de términos. Se rechazan las columnas de marketing, WhatsApp, SMS y términos. Ese consentimiento lo dan los propios alumnos. Las únicas columnas de consentimiento que puede traer un archivo son las de notas de salud y las de género en palabras de la persona, y solo cuando la persona lo dio.

Datos personales en el archivo

Además de nombre, correo, teléfono, idioma, fecha de nacimiento, ciudad y país, un archivo de alumnos puede traer datos personales opcionales: Dirección, Estado o provincia, Código postal, Género y Género (en sus palabras). Todos son opcionales y nunca hacen falta para reservar.

• Código postal: se acepta cualquier formato, hasta 20 caracteres.
• Género: palabras comunes como “female”, “feminino”, “male” o “masculino” se convierten en la opción correspondiente. Cualquier otra cosa se guarda como las palabras de la persona.
• Género (en sus palabras): se guarda solo con el consentimiento de la persona. Agrega una columna Consentimiento de género que diga que sí para cada persona que aceptó; una fila con palabras propias y sin consentimiento es un error.

Cuando tu plan llegó a su límite de alumnos

Mientras los alumnos activos de este mes estén en el límite de tu plan, las filas que agregarían una persona nueva aparecen como errores en la revisión y no se crea ninguna persona nueva. Las filas que actualizan personas que ya existen sí se importan. El conteo vuelve a empezar el día 1, o puedes cambiar de plan en Plan y uso.

Pasar membresías mensuales importadas a cobro automático

Las membresías mensuales importadas de otro sistema no se renuevan solas. Para que una se renueve en elastudio:

1. Abre el perfil del alumno y busca la membresía.
2. Abre su menú de acciones, elige Pasar a cobro automático y confirma.

No se cobra ni se envía nada en ese momento. Desde el día en que terminaría la membresía (o su fecha de inicio, si todavía no estaba pagada y empieza más adelante), se renueva cada mes: 3 días antes de cada renovación el alumno recibe la factura por correo y paga con tarjeta (en Brasil, también con Pix), y puede elegir cobros automáticos con tarjeta. Solo el propietario y los administradores pueden hacerlo. No es para membresías de cortesía ni de un solo pago.

Eliminar una importación que no se completó

Una importación que se subió, se asignó o se revisó pero nunca se importó se puede eliminar. En Historial de importaciones, abre el menú de la fila, elige Eliminar y confirma. La importación sale del historial junto con el archivo subido, la asignación de columnas y los resultados de la revisión. Nada cambia en tu estudio, y las asignaciones de columnas guardadas se conservan.

Eliminar solo aparece en las importaciones que no escribieron nada. Una importación completada no lo tiene: en ese caso deshazla dentro de los 7 días. Tampoco lo tiene una importación que está en curso o que se está deshaciendo.

Deshacer una importación

Abre la importación en Historial de importaciones, elige Deshacer esta importación y luego Deshacer importación. Los registros que creó se eliminan y los campos que actualizó vuelven a sus valores anteriores. Quien reservó o compró después de la importación se conserva y aparece en Conservados, y por qué. Pasados 7 días ya no se puede deshacer, y deshacer una importación no tiene vuelta atrás.

Nota: También puedes importar profesores, sedes y salas, tipos de clase, horario, precios y planes, paquetes y membresías de los alumnos, reservas futuras, códigos promocionales e historial de pedidos. Impórtalos en el orden que muestra la página Importar. Los códigos promocionales y las membresías mensuales cobradas con tarjeta empiezan en el plan Starter, así que en planes inferiores esas filas se rechazan en la revisión.