Definir la disponibilidad de los profesores y conectar Google Calendar

Dos capas: los horarios del profesor y los del estudio

Cada profesor tiene sus propios horarios, que define en Mi perfil, Mi agenda. Solo el profesor los cambia, sea cual sea su rol.

El propietario y los administradores pueden ajustarlos para el estudio en Disponibilidad del estudio. Mientras el ajuste del estudio está activo, a los alumnos se les ofrecen los horarios del estudio. El tiempo libre que marca el profesor siempre cuenta, también mientras se aplican los horarios del estudio: un profesor que no está, no está.

Un profesor sin acceso no puede definir sus propios horarios, así que el estudio los define en Disponibilidad del estudio. Vincula un acceso en Profesores y podrá definir los suyos.

Abrir Disponibilidad del estudio

Abre Configuración y elige Disponibilidad del estudio. Solo el propietario y los administradores la abren. Elige a un profesor en Profesor. Una etiqueta dice quién definió los horarios que cuentan ahora: Definido por el profesor o Ajustado por el estudio.

La página también muestra:

• El estado del Google Calendar del profesor (conectado, no conectado o necesita atención), con un enlace a la página Google Calendar.
• Ocupado en Google Calendar, próximos 7 días: solo las horas de inicio y de fin. elastudio nunca ve qué son los eventos.
• Tipos de sesión: marca los tipos de clase privada que da este profesor. Los alumnos solo ven a un profesor cuando tiene al menos uno.

Franjas semanales y fechas

El profesor (en Mi agenda), o el estudio mientras ajusta los horarios, define:

1. En Todas las semanas, elige Agregar una franja. En Días, toca cada día en que valen estos horarios, o usa Entre semana (de lunes a viernes) o Todos los días; Borrar empieza de nuevo. Después define Desde y Hasta, Dónde (En el estudio, En la dirección del alumno o En el estudio o en la dirección del alumno) y, para el estudio, las Salas (ninguna marcada quiere decir las salas del tipo de sesión). Al guardar se agrega una franja a cada día que elegiste, así que después puedes cambiar o quitar un día por separado. El botón Agregar en la fila de un día empieza con ese día elegido. Editar una franja cambia solo ese día.
2. Para una temporada, activa Solo entre dos fechas y completa Desde y Hasta.
3. En Fechas, elige Agregar una fecha y elige No disponible (un feriado, una enfermedad o un compromiso personal, Todo el día o en un rango de horas) o Franja adicional (disponible en esa fecha aunque esté fuera de las franjas semanales).

Si un día elegido ya tiene una franja a la misma hora y en el mismo lugar, ese día se omite y los demás se guardan. El formulario te avisa antes de guardar y, después, te dice qué día se omitió y qué franja ya estaba (por ejemplo “Martes: ya hay una franja de 09:00 a 11:00, así que este día se omitió”). Una franja en el estudio y otra en la dirección del alumno a la misma hora se conservan las dos.

Las franjas usan la zona horaria del estudio. En una fecha No disponible, los horarios libres desaparecen, y las solicitudes ya hechas para esa fecha ya no se pueden aprobar.

Ajustar los horarios de un profesor para el estudio

1. En Disponibilidad del estudio, elige al profesor y elige Ajustar para el estudio. La versión del estudio empieza como una copia de los horarios del profesor.
2. Cambia las franjas y las fechas en Horarios definidos por el estudio. A partir de ahora, a los alumnos se les ofrecen estos.
3. El tiempo libre que marcó el profesor aparece en Tiempo libre que marcó (nombre), y sigue contando. Elige Mostrar los horarios de (nombre) para comparar.

El profesor ve El estudio ajustó tus horarios en Mi agenda, con los horarios del estudio solo para consulta y los suyos debajo.

Para pedir otros horarios, el profesor simplemente cambia los suyos. Entonces el estudio ve “(nombre) cambió sus propios horarios el (fecha)” con dos botones:

• Usar la versión del profesor: se quita el ajuste del estudio y los horarios del profesor vuelven a contar.
• Mantener los horarios del estudio: no cambia nada, y el aviso desaparece.

Para dejar de ajustar en cualquier momento, elige Volver a usar los horarios del profesor y confirma. Las solicitudes ya hechas se quedan como están. Cada cambio queda en el registro de actividad, con quién lo hizo.

Lo que se descuenta solo

La disponibilidad es una oferta, no una reserva. A los alumnos nunca se les ofrece un horario en el que el profesor da una clase (como titular o como suplente), tiene otra clase privada (con su tiempo de traslado) o está ocupado en Google Calendar. Una clase agregada después sobre una franja simplemente quita esos horarios. Una clase encima de una clase privada confirmada o pendiente del profesor se rechaza.

Google Calendar

Cada profesor conecta su propio calendario en Mi perfil, Mi agenda: los horarios ocupados bloquean las clases privadas, y sus clases y clases privadas confirmadas pueden aparecer en un calendario que elastudio crea en su cuenta de Google. El artículo sobre Mi agenda lo explica paso a paso.

El propietario y los administradores ven el estado de cada profesor en la página Google Calendar (se abre desde Disponibilidad del estudio): Conectado, No conectado o Necesita atención, y si sus clases llegan a Google. Nunca ven el calendario del profesor, y pueden elegir Quitar conexión. El profesor puede volver a conectarlo.

Si no se puede conectar con Google, los horarios se calculan con los datos propios de elastudio y la pantalla de aprobación te avisa.

Nota: Las clases privadas y la conexión con Google Calendar empiezan en el plan Starter. La disponibilidad en sí sigue abierta en todos los planes, y un calendario conectado antes de pasar a Free se sigue sincronizando hasta que se desconecta.