Retiros: opciones de hospedaje, anticipo ahora y saldo después

Qué es un retiro en elastudio

Un retiro es un evento que dura varios días, como un fin de semana fuera o una semana de yoga junto al mar. Lo creas como cualquier otro evento (consulta Crear un evento o taller), y tres extras lo dejan listo para un retiro:

• Opciones de hospedaje: un tipo de entrada por tipo de habitación, cada uno con su precio y su cantidad de lugares.
• Anticipo y saldo: los alumnos pagan una parte ahora para asegurar su lugar y el resto hasta una fecha que eliges.
• Niveles de cancelación: cuánto se devuelve depende de con cuánta anticipación alguien cancela.

Cada uno es opcional, y puedes usarlos en cualquier evento, no solo en retiros. Los eventos están en todos los planes, incluido Free. El propietario y los administradores los configuran.

Los alumnos ven un evento de varios días con su inicio y su fin, por ejemplo “viernes 4 de diciembre, 18:00 a domingo 6 de diciembre, 14:00”, en la página del evento, en su cuenta y en cada correo.

Opciones de hospedaje

Crea un tipo de entrada por cada opción:

1. Abre Eventos, abre el retiro y, en Entradas, elige Agregar tipo de entrada.
2. Ponle un nombre y un precio, por ejemplo “Habitación individual”.
3. En Hospedaje, elige Habitación individual, Habitación compartida o Sin hospedaje. Una entrada común queda sin opción de hospedaje.
4. Activa Limitar la cantidad de este tipo y define la Cantidad: el número de camas de ese tipo.
5. Elige Guardar y repite con las otras opciones.

Cada opción se vende por su cuenta: cuando se acaban las habitaciones individuales, ese tipo aparece agotado mientras la habitación compartida y la opción sin hospedaje siguen a la venta. El Total de lugares del evento sigue poniendo un tope a todo junto, y la lista de espera del evento funciona como siempre. Los alumnos ven el hospedaje debajo del nombre de la entrada.

Anticipo ahora, saldo después

En el editor del evento, en Anticipo y saldo:

1. Activa Cobrar un anticipo, el resto después.
2. En Anticipo por entrada, elige Un porcentaje del precio (de 1 a 99) o Un monto fijo. Un anticipo fijo nunca supera el precio de una entrada: una entrada más barata simplemente se paga completa.
3. Define Saldo a pagar el: el día en que vence el resto, antes de que empiece el evento. El saldo vence al mediodía, en el horario de tu estudio.
4. Elige si El anticipo se puede reembolsar. Apagado (lo predeterminado), te quedas con el anticipo cuando un alumno cancela.
5. Elige Guardar.

Hasta la fecha del saldo, los alumnos eligen:

• Pagar todo ahora.
• Anticipo ahora, el resto se cobra a mi tarjeta: la tarjeta con la que pagan el anticipo se guarda y se le cobra el saldo en la fecha.
• Anticipo ahora, pago el resto después: reciben por correo un enlace para pagar el saldo en línea antes de la fecha.

Después de la fecha del saldo, las entradas solo se venden pagadas por completo. No se puede usar un código promocional junto con un anticipo.

Con el anticipo pagado, el lugar es del alumno y recibe el correo Anticipo del retiro pagado, lugar confirmado, con el saldo, su fecha y cómo se paga. En su cuenta, en Entradas, ve el saldo y puede pagarlo cuando quiera.

Recordatorios y el día del vencimiento

• El correo Recordatorio del saldo del retiro sale 7 días y 1 día antes del vencimiento, con el enlace para pagar.
• En la fecha, el saldo con tarjeta se cobra a la tarjeta guardada. Pagado, el alumno recibe Saldo del retiro pagado.
• Si la tarjeta se rechaza o el banco le pide al alumno que confirme, o si un saldo por enlace sigue pendiente en la fecha, el alumno recibe Saldo del retiro sin pagar con el enlace para pagar.

Puedes editar estos correos en Configuración, Mensajes.

Cuando no se paga un saldo

Abre Configuración, Reglas de reserva, Eventos, y elige en Cuando un saldo no se paga a tiempo:

• Mantener el lugar (lo predeterminado): el alumno sigue con su reserva y el saldo aparece como sin pagar. Tú le das seguimiento.
• Liberar el lugar: después de los Días después del vencimiento que definas (7 de forma predeterminada), las entradas se cancelan, los lugares pasan a la lista de espera o vuelven a la venta, y el estudio se queda con el anticipo. El alumno recibe Lugar del retiro liberado (saldo sin pagar).

Niveles de cancelación

En el editor del evento, en Niveles de cancelación, activa Reembolsar según la anticipación con que cancelan y agrega hasta 6 niveles con Agregar un nivel. Cada nivel tiene los días antes y el porcentaje de reembolso. Por ejemplo:

• 100% hasta 60 días antes;
• 50% hasta 30 días antes;
• nada después.

Con niveles, los alumnos pueden cancelar en línea hasta que empieza el evento, y su cuenta muestra cuánto se devuelve si cancelan ahora. Después del último nivel no se devuelve nada, pero todavía pueden cancelar.

Cuando el anticipo no se puede reembolsar, los niveles se aplican solo a lo que se pagó además de él. Mientras el saldo de una compra siga pendiente, cancelar una de sus entradas cancela todas las entradas de esa compra, y no se cobra ni se pide ningún saldo.

Más sobre la cancelación por el alumno y por el equipo: Permitir que los alumnos cancelen entradas de eventos.

Seguir los saldos

El evento muestra un resumen en Saldos: cuántos están pendientes, sin pagar, pagados por completo o liberados, y cuánto falta cobrar. En Quién va, cada compra muestra su saldo y su vencimiento. Desde el menú de la persona puedes Copiar el enlace del saldo o Enviar el enlace del saldo por correo.

Vender en recepción

Cuando vendes entradas en recepción con Vender entradas, activa Cobrar el anticipo ahora y registra el anticipo como cualquier pago en recepción. El lugar queda confirmado. El alumno paga el saldo con el enlace (cópialo o envíalo desde su menú), o tú registras el saldo en recepción más tarde. El cobro automático a una tarjeta guardada es solo para quienes compran en línea.

Cancelar todo el retiro

Cancelar evento con reembolsos devuelve todo lo pagado, anticipos incluidos.