Permitir que los alumnos cancelen entradas de eventos

La regla del estudio

1. Abre Configuración (el engranaje al final del menú) y elige Reglas de reserva.
2. Ve a Eventos y activa Los alumnos pueden cancelar sus propias entradas. Viene desactivado, así que solo el equipo cancela entradas.
3. Define Hasta cuánto tiempo antes del evento y elige la Unidad: Horas o Días. Empieza en 7 días.
4. Elige Guardar.

Solo el propietario y los administradores lo cambian. Un plazo nuevo vale para todas las cancelaciones desde ese momento, incluidas las entradas ya vendidas.

Una regla para un solo evento

En el editor del evento, en Cancelación por el alumno:

• Seguir la configuración del estudio usa la regla del estudio y muestra cuál es hoy.
• Plazo de cancelación propio permite que los alumnos cancelen en línea las entradas de este evento hasta una cantidad de Días antes del inicio (de 0 a 365).

El plazo propio de un evento siempre tiene prioridad, incluso cuando la opción del estudio está desactivada. No hay forma de desactivar la cancelación por el alumno para un solo evento mientras la regla del estudio está activada: lo más parecido es un plazo corto.

Lo que ven los alumnos

Los alumnos encuentran sus entradas en su cuenta, en Entradas, en tu página de reservas o en el widget de reservas. Una entrada que todavía pueden cancelar muestra Cancelación gratis hasta con la fecha, y un botón Cancelar entrada. Si no, dice Para cancelar esta entrada, comunícate con el estudio.

Cuando un alumno cancela a tiempo:

• La entrada se cancela y el lugar se libera de inmediato. Si el evento tiene lista de espera, la entrada se ofrece a la siguiente persona de la fila y queda reservada para ella durante 12 horas; si no, vuelve a la venta.
• Lo que pagó por esa entrada vuelve por el mismo medio con el que pagó. Un pago con tarjeta (o, en Brasil, con Pix) a través de Stripe lo reembolsa Stripe. Un pago con QR de Pix, en efectivo, con terminal de tarjetas o por transferencia bancaria se marca como reembolsado, y tú devuelves ese dinero por tu cuenta.
• Si un pedido tenía varias entradas, cada una se cancela por separado y reembolsa su propia parte, descuentos incluidos. No hay ningún cargo.
• Una entrada gratis, o una que vendió el equipo y todavía no se pagó, no tiene nada que reembolsar.
• El alumno recibe el correo Entrada de evento cancelada, que dice si se devuelve dinero. El correo de reembolso llega igual cuando se devuelve el dinero. No se envía ningún correo al estudio.

Los alumnos no pueden cancelar una entrada una vez que el evento empezó, una vez que hicieron check-in, ni mientras su pago sigue pendiente.

Después del plazo

A partir de ese momento solo tu equipo puede cancelar. Abre Eventos, elige el evento, busca a la persona en Quién va, abre su menú y elige Cancelar entrada. Activa o desactiva Reembolsar el monto pagado y confirma. El alumno recibe el correo Entrada de evento cancelada, que dice si se devuelve dinero.

• El propietario, los administradores y recepción pueden cancelar entradas. Para reembolsar hace falta el permiso de reembolso.
• El equipo puede reembolsar hasta que termina el evento, pero no una entrada que ya tiene check-in. Cancelar sin reembolso siempre funciona.

Para suspender todo el evento, usa Cancelar evento: se cancelan todas las entradas, y Reembolsar todas las entradas pagadas las reembolsa todas. Con Avisar a quienes tienen entrada activado (viene activado), cada persona con una entrada recibe un correo Evento cancelado en su idioma, con sus entradas y el reembolso. Si cancelas sin reembolsos, el correo dice “Nos pondremos en contacto contigo sobre lo que pagaste”, y en las entradas gratis, que no se cobró nada. Quienes tenían entradas que todavía no habían pagado no reciben nada. En cualquier caso, ven Evento cancelado en su cuenta.